Правила использования путевых листов в 2023 году
В этой статье речь пойдет о путевом листе — документе, который в первую очередь нужен водителям коммерческих автомобилей.
Популярные вопросы, связанные с использованием путевых листов:
Рассмотрим данные вопросы поподробнее.
Путевой лист в ПДД
В ПДД 2023 года года фраза «путевой лист» употребляется лишь один раз, в пункте 2.1.1:
- в установленных случаях разрешение на осуществление деятельности по перевозке пассажиров и багажа легковым такси, путевой лист и документы на перевозимый груз (транспортная накладная, заказ-наряд, сопроводительная ведомость), а также специальные разрешения, при наличии которых в соответствии с законодательством об автомобильных дорогах и о дорожной деятельности допускается движение по автомобильным дорогам тяжеловесного транспортного средства, крупногабаритного транспортного средства либо транспортного средства, осуществляющего перевозки опасных грузов;
При этом «установленные случаи» в ПДД не расписаны, потому придется обратиться к другим нормативным правовым документам.
Зачем нужен путевой лист?
Путевой лист в первую очередь предназначен для бухгалтерии юридических лиц, а также для сотрудников налоговой инспекции. Именно этот первичный документ позволяет учитывать расходы на бензин и вычитать их из налогооблагаемой базы. По сути путевой лист нужен для того, чтобы уменьшить сумму уплачиваемых налогов.
Тем не менее существуют ситуации, когда путевой лист является обязательным.
Нужен ли путевой лист на легковой автомобиль?
Давайте сразу же выделим водителей, которым не нужен путевой лист:
1. Если автомобиль принадлежит физическому лицу и используется им в собственных целях или передается другому физическому лицу по доверенности.
2. Если автомобиль принадлежит юридическому лицу и для этого юридического лица не имеет значения учет расходов на топливо (кроме случаев, когда заполнение путевого листа обязательно).
Рассмотрим ситуацию на примере. Пусть автомобиль принадлежит индивидуальному предпринимателю, использующему упрощенную систему налогообложения и выбравшему в качестве налогооблагаемой базы доходы. Говоря простыми словами, налогами облагаются только доходы этого юридического лица, независимо от его расходов. В описанном примере не имеет особого смысла заниматься оформлением путевок, т.к. это приведет лишь к дополнительным затратам времени на заполнение бумаг и не принесет никакой выгоды.
При этом вместо путевого листа юридическое лицо может оформить специальную доверенность на управление автомобилем, которую водитель и будет предъявлять сотрудникам ГИБДД при проверке документов. Бланк доверенности для юридического лица будет опубликован в отдельной статье.
Также хочу обратить внимание, что в некоторых случаях заполнение путевого листа является обязательным. Перейдем к их рассмотрению.
Когда заполнение путевого листа обязательно?
Статья 6. Путевые листы
2. Запрещается осуществление перевозок пассажиров и багажа, грузов автобусами, трамваями, троллейбусами, легковыми автомобилями, грузовыми автомобилями без оформления путевого листа на соответствующее транспортное средство.
Второй пункт данной статьи содержит ситуации, при которых управление транспортными средствами запрещено:
- перевозка пассажиров и багажа;
- перевозка грузов.
Рассмотрим понятия пассажир, багаж и груз:
1) багаж — вещи пассажира, принятые для перевозки в установленном порядке;
3) груз — материальный объект, принятый для перевозки в установленном порядке;
12) пассажир — физическое лицо, заключившее договор перевозки пассажира, или физическое лицо, в целях перевозки которого заключен договор фрахтования транспортного средства;
Примечание. Если водитель является самозанятым и осуществляет пассажирские или грузовые перевозки, то оформление путевого листа для него также является обязательным. Более подробно ситуация рассмотрена в статье «Как оформить путевой лист самозанятому водителю?».
На сколько выдается путевка?
Ежедневное заполнение путевых листов — довольно трудоемкое занятие. Тем более для маленьких организаций, где нет отдельного диспетчера. Поэтому возникает вопрос, можно ли оформить путевку на несколько дней?
- оформление или формирование одного путевого листа на один рейс, если длительность рейса превышает продолжительность рабочего дня (смены) водителя (водителей);
- оформление нескольких путевых листов на бумажных носителях на одно транспортное средство раздельно на каждого водителя, в том числе на каждого последующего водителя после выпуска транспортного средства на линию;
- оформление или формирование одного путевого листа на несколько рейсов, если в течение рабочего дня (смены) водитель транспортного средства совершает один или несколько рейсов;
- внесение изменений в сведения о водителе (водителях) транспортного средства, а также о марках, моделях прицепов (полуприцепов) и их регистрационных номерах, в случае формирования электронного путевого листа.
Таким образом, путевой лист выдается:
- на 1 день, если продолжительность рейса равна 1 дню или за день выполняются несколько рейсов.
- на 1 рейс, если длительность рейса превышает 1 день.
Например, если водитель выезжает в длительный рейс по территории страны, длительность которого 2 месяца, то путевой лист оформляется только перед началом этого рейса.
Что касается организаций, автомобили которых ежедневно возвращаются на парковку, то они должны оформлять путевые листы каждый день.
Примечание. До 1 марта 2019 года путевой лист мог выдаваться на срок, не превышающий одного месяца.
Отметка медика
Все водители, работающие по найму, должны проходить обязательные предрейсовые медицинские осмотры. Отметка о прохождении такого осмотра ставится в путевой лист.
Отметка технического контролера
Если транспортное средство занимается перевозками пассажиров или грузов, то оно должно пройти предрейсовый контроль технического состояния, отметка о котором также ставится в путевку:
Как заполнить путевой лист?
В 2023 году не существует стандартной формы путевого листа. Поэтому каждая организация может разработать собственный бланк. При этом следует учесть, что существуют обязательные реквизиты, которые должны присутствовать в любом путевом листе.
Штраф за отсутствие путевого листа
Ну и последний вопрос, который будет рассмотрен в данной статье, — штраф за отсутствие путевого листа. Наказание предусмотрено частью 2 статьи 12.3 КоАП и представляет собой предупреждение или штраф в размере 500 рублей.
Путевой лист
Путевой лист – это основной первичный документ учёта работы водителя и пробега, маршрута автомобиля, который выдается ежедневно водителям автотранспортных средств. С помощью путевого листа организация, владеющая автопарком, контролирует работу водителей, а также осуществляет учет расходов на ГСМ.
Кто обязан вести путевые листы
Согласно приказу Минтранса № 152 путевые листы «применяют юридические лица и ИП, эксплуатирующие легковые, грузовые автомобили, автобусы, троллейбусы и трамваи».
Для каких целей используется путевой лист
Показания из путевого листа используются в качестве основания для начисления заработной платы водителю.
Кроме этого, путевые листы необходимы для подтверждения расходов на горюче-смазочные материалы, включаемых в себестоимость продукции, работ, услуг и учитываемых при исчислении налога на прибыль.
Форма путевого листа и законодательство
Форма путевого листа утверждена приказом Минтранса России от 18.09.2008 N 152 (ред. от 21.12.2018) «Об утверждении обязательных реквизитов и порядка заполнения путевых листов». Кроме этого, ранее действовало постановление Госкомстата России от 28 ноября 1997 года №78, в котором были даны формы путевых листов для различного вида транспорта. Но с 1 января 2013 года эти формы необязательны: компании и ИП могут сами разрабатывать свои путевые листы, нужно лишь, чтобы в них была вся необходимая информация.
Если организация примет решение разработать форму путевого листа самостоятельно, то за основу можно взять унифицированную форму, которая есть в проставлении Госкомстата и внести в неё нужные реквизиты. Главное, чтобы форма путевого листа соответствовала требованиям приказа Минтранса России от 18.09.2008 N 152. Обязательные поля в таком путевом листе это:
наименование и номер путевого листа;
сведения о сроке действия путевого листа;
сведения о собственнике (владельце) транспортного средства;
сведения о транспортном средстве;
сведения о водителе.
При этом самостоятельно разработанную форму путевого листа обязательно нужно утвердить в учётной политике организации в виде приложения.
Порядок заполнения путевого листа
Рассмотрим порядок заполнения путевого листа.
Лицевая сторона путевого листа
Так как путевой лист должен отражать всю имеющуюся информацию о рейсе, то бланк включает довольно много граф. Все они заполняются в определенном порядке:
В первую очередь записывают номер документа.
При заполнении типографских бланков указывают их серию.
Дата совершения поездки. Для однодневных поездок это формат «день/месяц/год», для командировок – временной промежуток между началом и концом поездки.
Полное название предприятия, а также его контактные данные (адреса, номера телефонов).
Код ОКПО. Он присваивается всем организациям, занимающимся транспортировкой грузов и легковыми перевозками.
Название и марка автомобиля. В том случае, когда транспортное средство не является собственностью предприятия, в графу для марки вносят номер договора о прокате. Также вписывают дату и серию документа.
Полный номерной знак авто: цифры и буквы.
В том случае, когда предприятие владеет несколькими автомобилями, каждому из них должен быть присвоен собственный гаражный номер. Его также указывают в путевом листе. Если в распоряжении фирмы только один автомобиль, графа может оставаться незаполненной.
Данные о водителе: фамилия, инициалы, табельный номер, а также номер его водительского удостоверения и водительский класс. Закон требует, чтобы эта информация была записана разборчиво.
Графа, которая называется «Лицензионная карта», актуальна для тех организаций, которые практикуют пассажирские перевозки (то есть им разрешено перевозить восемь и больше людей).
При сдаче авто в аренду в соответствующей графе указывают предприятие, которое будет им распоряжаться.
Адресом подачи называют то место, куда посылают авто.
Чч:мм –это формат времени выезда автомобиля из гаража или стоянки.
Графа «Диспетчер-нарядчик» заполняется ответственным лицом (указывается фамилия, инициалы, ставится подпись).
Данные механика и его подпись. Это необходимо в качестве доказательства исправности транспортного средства.
Ориентировочное время возвращения авто из рейса диспетчер. Если речь идет о командировке, то кроме времени прибытия диспетчер пишет и дату.
записи об опоздании или повреждении транспортного средства.
Водитель, использовавший и вернувший автомобиль, вписывает свои данные в графу «Транспортное средство сдал».
Инструкция о том, как заполнять путевой лист, предусматривает также наличие подписи медработника, который выпустил водителя в рейс.
Раздел «Расход топлива»
Объем израсходованного бензина или газа также указывают в отдельном месте бланка путевого листа. Здесь размещают информацию о марке топлива, его количестве (то, что было выдано и то, что пришлось докупать на заправках), остаток горючего в баке перед поездкой, а также объем, оставшийся после окончания рейса.
Диспетчер перед тем, как заполнять путевой лист, сверяется с плановыми показателями расхода бензина (газа, солярки), которые приведены в одном из распоряжений Министерства транспорта РФ.
Сопоставив данные о фактическом и плановом расходе, вычисляют сумму экономии или перерасхода. Полученные данные записывают.
Оборотная сторона путевого листа
Здесь должны быть указаны следующие сведения:
маршрут транспортного средства.
номер рейса, который присваивается каждой поездке и заносится в журнал путевых листов.
места отправления и прибытия транспортного средства.
фактический километраж поездки и подпись водителя.
Разновидности путевых листов
На практике наиболее часто используют такие три вида путевых листов:
N 4-с. Такую форму используют в тех компаниях, которые выбрали сдельную оплату труда для водителей. Зарплата таких работников рассчитывается по средним тарифам, действующим в этой сфере.
N 4-п. Такие путевые листы применяют для учета рабочего времени водителя. Работник получает деньги за отработанный период.
N 4-м. Это форма используется теми предприятиями, которые занимаются междугородними перевозками и доставками. Оформление путевых листов для таких поездок подразумевает не только указание более полной информации, но и специальные бланки (на их лицевой стороне есть красная полоса и надпись «междугородние перевозки»).
Журнал регистрации путевых листов ИП
Эта форма документа была утверждена приказом Министерства транспорта РФ от 30.06.2000 № 68.
Предназначена она для регистрации путевых листов водителей, работающих на индивидуального предпринимателя.
В журнале указываются:
номер и дата выдачи путевого листа;
государственный регистрационный номер ТС;
дата выезда и время возвращения транспортного средства.
Срок хранения путевых листов
Путевой лист относится к первичным документам, поэтому срок его хранения регламентируют:
Налоговый кодекс РФ, а именно подп. 5 п. 3 ст. 24 (не менее 4 лет);
закон № 402-ФЗ «О бухгалтерском учете», а именно статья 29. (не менее 5 лет);
приказ Минтранса РФ № 152, а именно пункт 18 (не менее 5 лет).
Таким образом, путевые листы необходимо хранить не менее 5 лет.
Какие организации могут проверить путевые листы и при каких обстоятельствах
Все путевые листы следует заполнять аккуратно и без исправлений.
Работник, составляющий документ, обязан использовать только достоверные и актуальные сведения.
В противном случае водитель может быть оштрафован проверяющими органами.
Путевые листы имеют право проверять следующие организации:
– трудовая инспекция проверяет путевые листы, чтобы выявить, не нарушаются ли права работника предприятия.
– сотрудники ФНС проверяет путевые листы, чтобы выявить, правильно ли компания учитывает затраты на бензин и уменьшает налог на прибыль.
– налоговые инспекторы проверяют путевые листы в рамках проведения выездных и камеральных проверок.
– сотрудники ГИБДД и Транснадзора проверяет путевые листы в целях обеспечения безопасности дорожного движения.
Остались еще вопросы по бухучету и налогам? Задайте их на бухгалтерском форуме.
Какой штраф за отсутствие путевого листа в 2023 году
Путевой лист — это документ, дающий право водителю управлять транспортным средством и содержащий информацию:
- об организации, выдавшей путевой лист, а именно: название, адрес, телефон, ОГРН;
- водителе, управляющем транспортным средством, включая отметки о медосмотре;
- транспортном средстве, включая дату и время предрейсового (или предсменного) техосмотра;
ВАЖНО! С 01.09.2021 путевые листы заполняются с учетом новых правил технического контроля автомобилей, утв. приказом Минтранса от 15.01.2021 № 9. Подробнее см. здесь.
- маршруте следования транспортного средства;
- виде сообщения (городское, пригородное, междугороднее).
Путевой лист используется организацией для учета:
- работы водителя;
- расхода горюче-смазочных материалов;
- пробега транспортного средства.
ВАЖНО! С 01.01.2013 использование унифицированных форм документов необязательно. Организации вправе разработать собственные бланки со всеми обязательными реквизитами первичных документов и утвердить их в учетной политике. А с 01.01.2022 вступил в силу ФСБУ 27/2021 «Документы и документооборот в бухгалтерском учете», который устанавливает перечень реквизитов первичных документов, их форматы в электронном виде и порядок работы с ними.
Положение о том, что документы следует хранить только на территории РФ, вступает в силу с 01.01.2024. Подробнее об этом мы писали в статье.
Помимо обязательных реквизитов, установленных ФСБУ 27/2021, в путевом листе должны быть реквизиты, предписанные приказом Минтранса РФ от 28.09.2022 № 390. С 01.09.2023 организации и ИП должны применять форму ПЛ с реквизитами, которые указаны в приказе Минтранса от 28.09.2022 № 390 в ред. приказа от 05.05.2023 № 159. Изменились с сентября и некоторые правила выписки ПЛ. Подробнее об изменениях мы рассказывали в этой публикации. Образец ПЛ с новыми реквизитами и рекомендации по закреплению в учетных целях новой формы путевого листа с сентября 2023 года см. здесь.
Водитель на служебном автомобиле обязательно должен иметь водительское удостоверение российского образца. За его отсутствие на работодателя и на сотрудника наложат штраф. Какой именно, узнайте в «КонсультантПлюс», получив пробный доступ к системе бесплатно.
Образец заполнения формы путевого листа см. здесь.
О том, какой срок хранения установлен для путевого листа, см. в материале «Какой срок хранения у путевых листов (нюансы)».
Кому необходимо использовать путевой лист в своей работе
В соответствии с п. 2 ст. 6 закона «Устав автомобильного транспорта и городского наземного электрического транспорта» от 08.11.2007 № 259-ФЗ путевой лист подлежит оформлению на каждое ТС, осуществляющее перемещение по дорогам при перевозке пассажиров, багажа, грузов в городском, пригородном и междугородном сообщениях. Если ТС предоставлено в аренду с экипажем, то путевой лист оформляется арендодателем.
Возможна ситуация, когда сотрудник организации не является водителем, не перевозит пассажиров и грузы, а использует автомобиль в рабочих целях для передвижения. Грозит ли штраф за путевой лист в такой ситуации? Однозначного ответа на этот вопрос на сегодняшний день нет. Есть подтвержденное судами мнение, что в данной ситуации путевой лист не нужен (см., например, решение Ленинградского областного суда от 09.04.2013 № 7-161/2013). Однако стоит отметить, что сотрудники ГИБДД могут придерживаться иной точки зрения, поэтому существует большая вероятность того, что свою правоту придется отстаивать в судебном порядке.
Мы рекомендуем в такой ситуации выдавать путевой лист сотрудникам, чтобы избежать споров с ГИБДД и, как следствие, возможных судебных разбирательств. Помимо этого, нельзя забывать, что путевой лист является документом, подтверждающим расход ГСМ. Это еще один очевидный факт в пользу выдачи путевых листов.
Исходя из вышесказанного, получается, что все организации, применяющие транспортные средства в своей работе, должны использовать путевые листы. Здесь хотелось бы отметить, что путевой лист обязаны оформлять даже индивидуальные предприниматели, использующие в своей работе собственные транспортные средства и самостоятельно осуществляющие перевозку пассажиров или грузов.
Об особенностях оформления путевого листа ИП читайте в этом материале.
Единственным случаем, когда оформление путевого листа не является обязательным, будет ситуация, когда физическое лицо использует собственное транспортное средство в своих целях либо передает его по доверенности другому физическому лицу.
С 2023 года введены в действие электронные путевые листы. Подробнее об этом мы писали в материале.
Штраф за езду без путевого листа — 2023
Какой штраф за путевой лист в 2023 году должны платить водители и собственники транспортных средств? На сегодняшний день штраф за отсутствие путевого листа установлен в КоАП РФ. Инспектор ГИБДД вправе выписать штраф за езду без путевого листа в размере 500 руб. или ограничиться предупреждением (ч. 2 ст. 12.3 КоАП РФ). Штраф может налагаться не только за отсутствие путевого листа, но и за нарушение правил его оформления. Так, согласно ч. 2 ст. 12.31.1 КоАП РФ за нарушение требований медицинского осмотра водителя (отсутствие на документе соответствующей отметки медика) организацию могут оштрафовать на 30 000 руб., а ее должностных лиц — на 5 000 руб. Штрафы такого же размера предусмотрены ч. 3 ст. 12.31.1 за нарушение требований технического осмотра транспортного средства.
Особое внимание здесь необходимо уделить примечанию к ст. 12.31.1 КоАП РФ, в котором отмечено, что лица, занимающиеся предпринимательской деятельностью без образования юридического лица, несут наказание по данной статье как юридические лица. Это значит, что индивидуальные предприниматели, у которых путевой лист составлен с нарушениями требований медицинского осмотра водителя или технического осмотра транспортного средства, могут быть оштрафованы на 30 000 руб.
Подробнее о применении штрафных санкций за отсутствие путевых листов и нарушения при его заполнении читайте в тематической публикации, подготовленной экспертами «КонсультантПлюс». Получите пробный доступ к документу бесплатно.
Итоги
Штраф за отсутствие путевого листа накладывается как на водителя, управляющего транспортным средством, так и на организацию (либо индивидуального предпринимателя), являющуюся собственником транспортного средства. Его размер зависит от статьи, на которую сошлется инспектор ГИБДД при составлении протокола административного правонарушения, и варьируется от 500 до 30 000 руб. Это достаточно ощутимые суммы даже для крупных организаций, не говоря уже об индивидуальных предпринимателях, которые работают на себя. Вот почему всем субъектам бизнеса, использующим в работе транспортные средства, необходимо выдавать своим сотрудникам путевые листы и следить за правильностью их заполнения.
Для чего нужен путевой лист легкового автомобиля
(в ред. Федерального закона от 06.03.2022 N 39-ФЗ)
(см. текст в предыдущей редакции)
1. Путевой лист подлежит оформлению собственником (владельцем) транспортного средства на каждое транспортное средство, осуществляющее движение по дорогам при перевозке пассажиров и багажа, грузов в городском, пригородном и междугородном сообщениях. В случае, если транспортное средство предоставлено во временное владение и пользование за плату по договору аренды транспортного средства с экипажем, путевой лист оформляется арендодателем.
2. Путевой лист оформляется на бумажном носителе или формируется в виде электронного путевого листа.
3. Путевой лист содержит следующие сведения:
1) о сроке действия путевого листа;
2) о лице, оформившем путевой лист;
3) о транспортном средстве;
4) о водителе (водителях) транспортного средства;
5) о виде перевозки;
6) о виде сообщения.
4. Собственник (владелец) транспортного средства вправе включать в путевой лист дополнительные сведения, учитывающие особенности осуществления им деятельности, связанной с перевозкой пассажиров и багажа, грузов.
5. Состав сведений, указанных в части 3 настоящей статьи, порядок оформления или формирования путевого листа устанавливаются федеральным органом исполнительной власти, осуществляющим функции по выработке государственной политики и нормативно-правовому регулированию в сфере транспорта. Формат электронного путевого листа устанавливается федеральным органом исполнительной власти, осуществляющим функции по контролю и надзору за соблюдением законодательства о налогах и сборах, по согласованию с федеральным органом исполнительной власти, осуществляющим функции по выработке государственной политики и нормативно-правовому регулированию в сфере транспорта.
6. Действие требований, установленных настоящей статьей, может быть изменено или исключено в отношении участников экспериментального правового режима в сфере цифровых инноваций в соответствии с программой экспериментального правового режима в сфере цифровых инноваций, утвержденной в соответствии с Федеральным законом от 31 июля 2020 года N 258-ФЗ «Об экспериментальных правовых режимах в сфере цифровых инноваций в Российской Федерации».