Как работают топливные карты для организаций

Что такое топливная карта и для чего она нужна

На каждый доллар, который зарабатывает средняя автотранспортная компания, она тратит 95,2 цента на эксплуатационные расходы. Это оставляет прибыль всего 4,8 цента. С такой небольшой маржой для работы автопаркам необходимо экономить деньги везде, где они могут, особенно на топливе.

Топливные карты для юридических лиц могут помочь сэкономить перевозчикам.

Вероятно, вы слышали о топливных картах от людей, работающих в сфере грузоперевозок. Прежде чем решить, какая карта подходит для вашего автопарка, нужно понять, как устроены и работают топливные карты, а также какие преимущества они могут дать.

Кто использует топливные карты?

Типичным покупателем топливной карты является автотранспортная компания, которая покупает топливо на стоянках для грузовых автомобилей классов 7 и 8. Топливные карты предназначены для перевозчиков размером от одной буровой установки до сотен грузовиков. К клиентам топливных карт относятся перевозчики, работающие по контракту, частные автопарки, перевозчики, перевозящие меньше грузовиков, и независимые владельцы/операторы.

Какую выгоду получает оператор связи?

Хорошая программа топливных карт предлагает перевозчикам значительные скидки за галлон дизельного топлива, а также экономию на других услугах.

Топливные карты — это в основном партнерские отношения, предназначенные для увеличения продаж продавцов заправочных станций. Когда поставщик топливных карт отправляет своих участников на партнерские стоянки грузовиков или заправочные станции, он получает сокращение, обычно от 2% до 3%, от продаж топлива. Чтобы привлечь больше участников топливной карты к своим заправочным станциям, продавцы предлагают эксклюзивные скидки от цены за галлон. Эти скидки могут быть разными в каждом месте заправки топливом и могут меняться ежедневно в зависимости от цен на топливо и расчетных ставок между продавцом и компанией, выпускающей топливную карту.

Как перевозчик, вам нужна топливная карта, которая постоянно дает значительную экономию на дизельном топливе в местах, расположенных вдоль полос движения вашей компании. Выбор программы карточек, которая предлагает правильное сочетание скидок и гибкости, может помочь вашему автопарку сэкономить тысячи долларов в год на топливе.

Что происходит, когда вы проводите карту?

Некоторые компании, выпускающие топливные карты, взимают небольшую фиксированную комиссию за транзакцию каждый раз, когда ваш автопарк использует карту для покупки дизельного топлива. В зависимости от того, где вы заправляетесь и какую карту используете, ваши сбережения могут быть сразу же или отправлены вам в виде чека в конце месяца.

Некоторые продавцы предоставляют скидки в точках продаж, что означает, что стоимость топлива снижается в точке расчета. Автопарк оплачивает уменьшенную стоимость компании топливной карты, а компания топливной карты оплачивает уменьшенную стоимость торговцу.

Другие продавцы предпочитают модель скидок. Это означает, что полная стоимость топлива выставляется флоту в розницу. В конце месяца флот получает чек на общую сумму денег, вычтенную из закупки топлива. Модель скидки может иногда сбивать с толку водителей, которые заправляются топливом, видят полную розничную цену в квитанции и не думают, что получают скидку.

Топливные карты: выбираем самые выгодные. Часть 2

Любому предприятию удобнее работать с постоянными партнерами. Заправочные станции, обслуживающие не только физических лиц, но и юридических, предлагают последним топливные карты, помогающие проводить платежи по безналу и получать некие скидки.

Итак, изучаем условия на самых распространенных сетях АЗС.

Лукойл – 130 АЗС в Москве, 2468 по всей России

Компания «Лукойл», предлагающая топливные карты юридическим лицам, обещает до 40% экономии на заправках.

Расписано все увлекательно.

• До 7% можно сэкономить благодаря качественному топливу: за счет снижения удельного расхода и увеличения ресурса двигателя.
• До 5% можно получить на оптимизации маршрутов – из-за удобного расположения сети «лукойловских» заправок.
• 3% — благодаря управлению в режиме онлайн, которое позволяет лучше контролировать расходы и планировать платежи.
• 2% — благодаря информационной безопасности (технологии защищают от хищений денежных средств).
• 1% — благодаря информационному сопровождению (круглосуточной поддержке).

После заключения договора (заявку можно оставить на сайте) юридическому лицу выдают нужное количество карт «Ликард», привязанных к единому счету. И все водители, работающие на компанию, оказываются под контролем – ни «левых» чеков, ни слива топлива в свою тару.

Какие могут быть сложности? Нельзя застраховаться от проблем технического свойства – задержки транзакций, ошибки при входе в Личный кабинет, к тому же на АЗС, удаленных от крупных населенных пунктов, может не работать оборудование для безналичного расчета. Впрочем, это не особо актуально для Москвы с областью.

Роснефть – 131 АЗС в Москве, 2441 по всей России

По топливным картам «РН-Карт» можно рассчитываться не только на заправках «Роснефти», но и на АЗС ТНК, «Башнефть», «Сибнефть», «Славнефть» и «Газпромнефть».

Компания предлагает несколько типов договоров:

• «Топливо Онлайн» (договор можно заключить на сайте) для небольших автопарков с возможностью заказа до 20 карт на одно юридическое лицо, приобретения виртуальных топливных карт,
• договор «Коммерческий» для больших автопарков с неограниченным числом карт, в том числе виртуальных,
• договор «Бюджетный» для бюджетных организаций, работающих по Ф3-44 и Ф-223.

Для заключения договоров «Коммерческий» и «Бюджетный» придется приехать в офис продаж (на всю Москву один, на Дубининской).

Ежемесячное обслуживание топливной карты стоит 20 рублей, SMS-информирование – 60 рублей в месяц.

Одно из достоинств программы – возможность заправки по виртуальной карте даже в отсутствие подключения к интернету.

Смарт-карта «Роснефть» дает возможность безналичного расчета на автомобильных мойках, пунктах технического обслуживания, гостиницах, при приобретении сопутствующих товаров. Распределения средств по картам не требуется, у них общий счет. Лимит по картам и товарные ограничители можно установить через личный кабинет.

Газпромнефть – 108 АЗС в Москве, 1347 по всей России

Топливные карты «Газпромнефти» «Опти 24» позволяют водителям получать не только топливо, но и услуги, в том числе шиномонтажа. Хотя сеть шиномонтажных мастерских, где принимаются топливные карты, пока не очень большая – 150 адресов по всей России, она расширяется. Также держателям сервисных карт доступны услуги замены моторного масла на станциях технического обслуживания, участвующих в программе. Если у вас большая организация с филиалами по всей России, карты можно разбить по группам и через личный кабинет настроить опции для водителей из разных регионов.

По расчетам специалистов «Газпромнефти», за счет использования высококачественного топлива «Дизель Опти» можно получить 5,8% экономии при регулярном использовании, то есть около 60 сэкономленных литров с каждой 1000 израсходованных. Плюс увеличить ресурс топливной системы и двигателя, получив экономию на техническом обслуживании и ремонте техники.

На специализированных АЗС «Газпромнефти» для коммерческого транспорта массой свыше 12 тонн «Аскет» не требуется обращаться к оператору: за топливо можно расплатиться, приложив карту к терминалу на самой колонке.

В остальном – примерно как у конкурентов. Бухгалтерские документы предоставляются раз в месяц не позднее пятого рабочего дня, следующего за отчетным периодом. На заключение договора требуются 3 дня, на изготовление топливных карта – 2 дня.

ЕКА – 75 АЗС в Москве, 91 по всей России

Эта сеть предлагает три топливные программы в зависимости от величины автопарка клиента:

• Смарт – для компаний с автопарком от одной машины. Программа EKA-Смарт позволяет заправляться на 5000 АЗС на территории России, в том числе 600 мультибрендовых в Москве и Московской области. Договор на подключение к программе оформляется в течение 15 минут через интернет.
• Навигатор – для федеральных перевозчиков. В программе участвуют 5000 городских и региональных АЗС и 1100 заправочных станций на 80 федеральных магистралях. Геоинформационный сервис Geo-Pro позволяет прокладывать оптимальные маршруты с учетом дорожной ситуации, мест заправок, контрольных точек.
• Сити – для локальных компаний, работающих в одном регионе. По всей стране насчитывается 8799 точек обслуживания, из них 4024 АЗС в крупных городах. То есть по топливным картам EKA-Pro можно заправляться и на АЗС других брендов.

Программы предусматривают возмещение НДС за топливо.

Shell – 46 АЗС в Москве, 323 по всей России

У компании Shell большой выбор топливных карт и многовариантные программы. И заметная транснациональная ориентация: Shell Card позволяет заправляться на 20 000 АЗС по всей Европе, оплачивать услуги моек и автосервисов, пользование паромами, дорогами, туннелями, мостами и даже ROLA (это перевозки грузовиков по железной дороге). А также получать помощь при аварии почти в 40 странах и возмещать НДС из большинства европейских стран.

Топливные карты Shell бесплатные, и заказать их можно сразу столько, сколько необходимо бизнесу. А программа Shell Card Online позволяет управлять отдельными картами и их группами, контролировать расходы на автопарк, оформлять бухгалтерские документы и защитить свой бизнес от мошеннических действий.

По Shell Card предусмотрен ежемесячный платеж в зависимости от выбранного клиентом пакета услуг в размере 0, 500 или 1000 рублей. Эта сумма – абонентская плата с компании — не меняется в зависимости от количества используемых карт

Всем клиентам предоставляются скидки по топливным картам Shell. Причем в отличие от стандартных «процентных» скидок на рынке, Shell дает скидки в абсолютном рублевом выражении, исходя из количества потребляемого топлива.

Минус (временный) — относительно скромная сеть «шелловских» заправок в России.

Татнефть – 35 АЗС в Москве, 708 по всей России

Топливная карта «Татнефти» стоит 530 рублей. Такую карту может приобрести и юридическое, и физическое лицо. Обслуживание бесплатное. Каждый владелец карты получает при покупке скидку в 1,5% на приобретаемые продукты АЗС.

Обязательное условие для каждого клиента — программирование лимитов: суточный лимит или электронный кошелек. У каждой топливной карты имеется лицевой счет, остаток на котором можно посмотреть в чеке. При достижении ежемесячных расходов в 100 000 рублей скидка увеличивается на 0,5%. Когда стоимость приобретенного топлива превышает полмиллиона рублей, применяется скидка 2,5%, а с миллиона рублей – 3%. Максимально возможный дисконт – 5%, если общая сумма затрат в предыдущий месяц превысит 5 миллионов рублей.

При расчете скидки учитываются не последние 30 дней пользования карточкой, а именно предыдущий отчетный календарный месяц.

Обслуживание осуществляется не только на станциях сети «Татнефть», но и на сторонних АЗС, участвующих в партнерской программе (некоторые заправки сетей «Башнефть», «Транснефтепродукт», «Автодорстрой», «Татнефтепродукт», «Олви», «Газпромнефть», Salavat).

Ежемесячно в личном кабинете предоставляется полный пакет отчетных документов (товарные накладные, счета-фактуры, акты сверки, обороты по картам, отчеты по предоставленным скидкам). Фактически именно эта опция является важнейшей для того, чтобы организация перешла на использование топливных (сервисных) карт.

Нам все едино

Но есть и универсальные топливные карты.

Например, карта «Единая» для обслуживания на АЗС всех перечисленных сетей. При потреблении до 10 000 литров первые 90 дней обслуживание будет бесплатным, потом – 2,5% от оборота, при потреблении больше 10 000 литров после трех месяцев бесплатного обслуживания стоимость сервиса составит 3,5% от оборота.

Отчеты отправляют до 5-го числа каждого месяца по почте (они же отображаются в личном кабинете), оригиналы документов высылают почтой или с курьером.

На сайте есть калькулятор, позволяющий прикинуть выгоду от такого контракта. Или принять решение, что вам это не нужно.

А в вашей компании какими картами пользуются? Расскажите ниже в комментариях.

Топливные карты: реальная или мнимая экономия на покупке горючего

Топливные карты получили широкое распространение среди частных автомобилистов и компаний. Они упрощают расчет, позволяют контролировать расходы. Главная причина их популярности кроется в экономичности. По некоторым данным сэкономить на бензине или дизеле с их помощью можно до 30%. Так ли это на самом деле?

Манипулирование скидками на рынке топливных карт.

Эксперты утверждают, что на рынке топлива нет халявы! Максимальная скидка, предлагаемая честной АЗС, составляет не более 5%. Если процент экономии выше, значит существует подвох.

Чаще всего АЗС завышают стоимость топлива в итоговом счете фактуре. Используется мнимая цена за наличный расчет, на которую начисляется пресловутая скидка. Она оказывается значительно выше реальной. Наиболее широкое применение такая схема получила в отдаленных регионах среди небольших предприятий, где возникают сложности с проверкой.

Некоторые компании действительно дают большие скидки. Они подсматривают нижние границы цен и устанавливают собственные – меньше на несколько копеек. Это позволяет привлечь клиентов, превратить их в постоянных. Усыпив бдительность покупателей, они быстро возвращают исходную стоимость, которая оказывается выше, чем у конкурентов. Некоторые фирмы поднимают цены практически сразу, другие через пару месяцев. Страдают от таких махинаций не только местные, но и зарубежные клиенты.

Осторожность необходимо сохранять новым клиентам АЗС. Для начала использования топливной карты в большинстве случаев им приходится соглашаться на условия предоплаты. Более того должен сохраняться неснижаемый остаток. Это деньги, которые замораживаются на несколько дней на счету клиента. То есть, изначально за топливную карту нужно платить больше как минимум на 0,6%.

География действия не всегда в полной мере способна удовлетворить требования пользователя. Есть АЗС, которые дают скидку, распространяющуюся только на некоторые заправки, находящиеся в максимальной близости к крупным населенным пунктам. В остальных регионах эта скидка может быть вдвое меньше, отсутствовать вовсе, а цены бессовестно завышаются.

Некоторые фирмы предлагают участие в программах лояльности. Клиенту нужно регулярно покупать топливо на сетевых заправках, чтобы заработать бонусные баллы. Здесь выгода мизерна. Обычный водитель может накопить на полный бак бензина за год постоянного сотрудничества.

Качество топлива становится отличным поводом для манипулированием скидок. В России разрешается производство горючего по техническим условиям. Это позволяет снизить расходы, используя индивидуальную рецептуру. Но для расчета скидки используются цены качественного бензина или дизеля. По сути, снижение стоимости на 15-30% позволяет продавать топливо по реальной его цене. Рядовые клиенты АЗС вряд ли будут разбираться, каким именно горючим заправляется авто. Раскрыть махинаторов не составит труда. В названии к материалам, выпущенным по техусловиям, добавляются приставки.

Почему не стоит доверять гарантированному качеству

Некоторые фирмы, зачастую процессинговые, вводят клиентов в заблуждение. Не имея собственного топлива, располагая исключительно компьютерными программами и доступом к терминалам с личными картами, они обещают безупречное качество товара. Любимый маркетинговый ход – регулярный контроль. Якобы их представители есть на каждой заправке и в их компетенцию входит получение проб горючего для проверки.

Реализовать подобное невозможно, особенно если терминалы установлены на сотнях заправок на территории в десятки тысяч километров. Компании придется нести огромные траты на покупку тестового оборудования, оплату труда контролеров.

Как не стать участником игр со скидками

Чтобы не пострадать от махинаций со скидками на топливные карты, необходимо тщательно проанализировать ситуацию. Нельзя руководствоваться при выборе компании исключительно рекламными слоганами. Нужно обращать внимание на цены, отображающиеся в счете-фактуре. Для получения максимально достоверной информации важно иметь возможность видеть стоимость перед отправкой автомобиля в рейс. Некоторые компании публикуют данные на сайтах.

Необходимо помнить, что из-за высокой конкуренции на рынке клиентов будут переманивать, предлагая исключительные условия сотрудничества. Но не известно, какая ситуация сложится через один или несколько месяцев, полгода или год.

Для сравнения предоставляемых условий целесообразно использовать две топливные карты. Если в парке перевозчика числится большое количество техники, можно на половину выделить один тип карт, на оставшуюся – второй. Сравнив средние показатели расходов обеих групп, реально подобрать лучшие возможности. Кроме того, полученные цифры необходимо сопоставить с более ранними расходами.

Почему на «Газпром нефть» идёт наценка и нет скидок совсем

Сети АЗС крупных нефтяных компании, в том числе «Газпром нефть» делают стоимость топлива для корпоративных клиентов, рассчитывающихся топливными картами, крайне невыгодной. Из-за повышения цен горючего на рынке они не имеют возможности сохранять скидки. Последние снижаются либо отменяются полностью. Чтобы компенсировать потери, вызванные резким ростом стоимости закупок, компания вводит так называемые «сервисные сборы». Последние удорожают дизельное топливо в среднем на 5%, бензин – на 1%.

«Газпром нефть» стала первой компанией, заявившей о введении дополнительной платы за использование топливных карт. Клиенты узнали о них, получив соответствующие уведомления. Сотрудники компании отмечают, что изменение условий реализации карточек готовились давно. Это вызвано потребностью в существенных расходах на развитие сервисных предложений. Иными словами, сервисные сборы пойдут на расчеты по процессинговым услугам.

Эксперты уверены, что введение дополнительной платы – не что иное, как эффективный способ обхода «замороженных» розничных цен. Чтобы не торговать с минимальной доходностью, не нести убытки, независимые АЗС придумывают сборы за обслуживание клиентов топливных карт.

Возврат НДС это тоже скидка?

Некоторые нефтяные компании и АЗС при продаже топливных карт оперируют возможностью возврата НДС, представляя ее как скидку. Но по сути это очередной маркетинговый ход. Возврат не является скидкой. Это возмещение излишне уплаченных налогов из бюджета.

Компания, покупая топливо, вынуждена оплачивать особое фискальное обременение. Оно представляет собой наценку на фактическую цену горючего. В качестве налогоплательщиков указанного сбора становятся и юридические лица, и индивидуальные предприниматели, использующие в своей деятельности общую систему налогообложения, специальные режимы ЕНВД, УСН, ЕСХН, ПНС.

В процессе реализации товара обременение включается в общую стоимость. Его возмещение возможно в полной сумме при условии правильного оформления документов и подачи соответствующего заявления. Наличие топливной карты упрощает эту процедуру благодаря простоте сбора «доказательной» базы. Поставщик ежемесячно предоставляет компании счет-фактуру, акт на приемку и передачу горючего, накладную, сводку операций по картам.

Оптимизация расходов или маркетинг

Стандартная топливная карта представляет собой чипированное платежное средство. В ней содержится информация по лимитам, объему и виду приобретаемого топлива, сопутствующим услугам – мойка, монтаж и т.д. Многие компании утверждают, что заменив ею наличные средства, можно буквально в первый месяц сократить расходы до 10%. Зависит это от общего объема потребления и других факторов.

Действительно руководитель компании с большим автопарком после внедрения топливной карты может контролировать своих сотрудников, проверяя информацию через личный кабинет. Последние подсознательно, осознавая наличие доступа к полной информации по покупке и использованию горючего, становятся более дисциплинированными и ответственными. Факт наличия контроля останавливает большинство водителей перед сливом дизеля или бензина, применением авто в личных целях в нерабочее время. Упрощается работа менеджеров и бухгалтерии. Оптимизируются траты за счет установки суточных или месячных лимитов, ограничений по перечню приобретаемых товаров и услуг.

Если несколько лет назад существовал риск потери данных по карте, то современные технологии исключают его. В микрочипе зашифрован персональный идентификатор, записан индивидуальный уникальный серийный номер. Здесь могут отображаться наименование компании, номер транспортного средства, ФИО непосредственного владельца. Высокие стандарты исключают риск подделки, не дают возможности использовать «пластик» сторонними людьми или на условиях, отличающихся от ранее принятых. Выпускаются топливные карты либо крупными производителями, либо процессинговыми фирмами. Рациональное зерно в их использовании есть. Существует и экономия. Но утверждать, что на управлении картами можно снизить расходы на 10% нельзя. Здесь все зависит от добросовестности работников, налаженности логистики.

Но на покупку, обслуживание, продление карт приходиться тратить дополнительные средства. Маршруты нужно планировать с учетом расположения заправочных станций. Ни одна карта не охватывает полностью все представительства сети. Не существует и стопроцентной гарантии на высокое качество горючего. На практике обещания экономии не оправдываются в полном объеме. Иногда расходы не только не уменьшаются, но и напротив увеличиваются.

Учет топлива по топливным картам

Развитие сферы безналичных платежей ведет к возникновению новых способов взаимодействия между контрагентами. Все большую популярность набирают заправки автомобилей с использованием единого лицевого счета потребителя. Расскажем о том, как вести бухгалтерский учет ГСМ по топливным картам, в нашей статье.

Топливные карты для юридических лиц

Топливная карта (ТК) позволяет держателю приобретать ГСМ без использования наличных средств и банковской карты.

Покупателем топлива при этом выступает ИП или организация, заключившие договор поставки и пополнившие свой лицевой счет. В большинстве случаев сотрудничество предполагает предоплату: если на лицевом счете не остается средств, топливные карты могут быть заблокированы поставщиком.

Держателем ТК выступает работник покупателя, который обязан отчитываться за каждую заправку по путевому листу.

Топливные карты для юридических лиц и ИП позволяют:

• усилить контроль за использованием водителями топлива;
• сократить оборот средств, выдаваемых под отчет;
• большинство поставщиков применяют общую систему налогообложения, поэтому топливные карты дают еще и вычет по входящему НДС.

Договор поставки ГСМ в таком случае включает условия о цене топлива. Возможные варианты:

• цена устанавливается на уровне розничной (т.е. цена стелы на АЗС);
• цена стелы увеличивается на процент за обслуживание карт;
• цена фиксируется на срок действия договора;
• от цены стелы дается скидка (например, при покупке более 10 000 л топлива в месяц).

При любом из вариантов покупатель получает доступ к личному кабинету на сайте поставщика, в котором возможно формирование перечня заправок (так называемых транзакций) и оборотов по каждому держателю.

Дополнительно личный кабинет для учета топлива по топливным картам дает возможность пользователю:

• указать вид топлива;
• установить лимит по ТК: в рублях или литрах, за месяц или в день;
• проверить остаток лимита или увеличить его при необходимости;
• заблокировать утерянную карту.

Расскажем о том, как вести учет топливных карт.

Учет топливных карт

ТК могут быть платными или бесплатными. В любом случае пользователь вправе организовать забалансовый учет носителей, например, на счете 012 в разрезе работников — держателей карт.

Приобретение ТК за плату оформляется аналогично покупке ТМЦ с последующим списанием на счета затрат.