Для чего нужен путевой лист

Дата публикации 01.09.2023

Путевой лист – это первичный документ для учета и контроля работы транспортного средства (далее – ТС) и водителя в организациях и у ИП, деятельность которых связана с автомобильным и городским наземным электрическим транспортом. Это следует из ст. 2 Федерального закона от 08.11.2007 № 259-ФЗ (далее – Устав автомобильного транспорта) и ст. 9 Федерального закона от 06.12.2011 № 402-ФЗ (далее – Закон № 402-ФЗ).

Утвержденной законом формы путевого листа нет, поэтому организации или ИП должны самостоятельно разработать эту форму, предусмотрев в ней обязательные реквизиты, перечисленные в приказе Минтранса России от 28.09.2022 № 390 (далее – Приказ № 390). Приказ № 390 регулирует заполнение путевых листов с 01.03.2023.

При разработке формы путевого листа за основу можно взять Типовую межотраслевую форму № 3, утв. постановлением Госкомстата России от 28.11.1997 № 78, включив в нее обязательные реквизиты, о которых мы расскажем далее.

Электронный путевой лист

Путевой лист можно оформить как на бумаге, так и в форме электронного документа (п. 9 Приказа № 390). Формат электронного путевого листа утвержден приказом ФНС России от 17.02.2023 № ЕД-7-26/116. Решение об использовании электронного путевого листа и применяемый формат следует закрепить в учетной политике.

Чтобы формировать путевые листы в электронной форме, нужно заключить договор с оператором ЭДО (подробнее о подключении к сервису 1С-ЭДО читайте здесь). Сотрудникам, которые будут заверять электронный путевой лист своей подписью (водитель, медицинский работник, лицо, ответственное за технический контроль ТС и т. д.), следует оформить усиленную квалифицированную электронную подпись или неквалифицированную электронную подпись на портале Госуслуги.

Если оформляется электронный путевой лист, то при приеме груза для перевозки перевозчик или водитель ТС должен предъявить грузоотправителю для сверки либо сам электронный путевой лист (это делается путем направления грузоотправителю файла обмена путевыми листами через ЭДО), либо его бумажную копию (п. 15 Приказа № 390).

Порядок оформления путевого листа

Путевой лист оформляется собственником (владельцем) ТС на каждое ТС, которое передвигается по дорогам при перевозке пассажиров, багажа и грузов в городском, пригородном и междугороднем сообщениях. Под владельцем транспортного средства подразумевается лицо, владеющее транспортным средством на праве хозяйственного ведения, оперативного управления либо на основании договора лизинга. В случае, когда ТС находится в аренде по договору аренды ТС с экипажем, путевой лист оформляется арендодателем (п. 10 Приказа № 390). По договору аренды ТС без экипажа путевой лист оформляет арендатор.

Путевой лист оформляется уполномоченным работником организации или ИП либо самим предпринимателем и выдается водителю ТС в поездку до выпуска ТС на линию. Путевой лист можно оформить (п. 11 Приказа № 390):

один — на один рейс, если длительность рейса превышает продолжительность рабочего дня (смены) водителя (водителей);
несколько на бумажных носителях — на одно ТС раздельно на каждого водителя, в том числе на каждого последующего водителя после выпуска ТС на линию;
один — на несколько рейсов, если в течение рабочего дня (смены) водитель ТС совершает один или несколько рейсов.

Если путевой лист оформляется в электронном виде, в сведения о водителе (водителях) транспортного средства, а также о марках, моделях прицепов (полуприцепов) и их регистрационных номерах можно вносить изменения.

Обязательные реквизиты путевого листа

Путевой лист должен содержать следующие обязательные реквизиты (п. п. 1-8 Приказа № 390).

Срок действия путевого листа

Указывается дата (число, месяц, год), в течение которой путевой лист может быть использован. Если путевой лист оформляется более чем на один календарный день, указываются даты начала и окончания срока использования путевого листа (п. 3 Приказа № 390).

Приказ № 390 не содержит указаний на максимальный срок действия путевого листа. По смыслу п. 3 Приказа № 390 путевой лист может быть оформлен как на один календарный день, так и на более длительные сроки (например, на время длительной командировки сотрудника с использованием служебного автомобиля). Во втором случае в нем нужно указать даты начала и окончания срока, в течение которого путевой лист может быть использован (например, с 01.05.2023 по 15.05.2023).

Чтобы путевой лист признавался первичным учетным документом, в нем необходимо также указать дату его составления (п. 2 ч. 2 ст. 9 Закона № 402-ФЗ).

Лицо, оформившее путевой лист

Указываются данные не конкретного сотрудника, который занимался оформлением путевого листа, а собственника (владельца) ТС – организации или ИП.

Если путевой лист оформляется от имени организации, то указываются ее полное наименование, адрес в пределах места нахождения, телефон и ОГРН.

Если путевой лист оформляется от имени ИП, то указываются его Ф. И. О., адрес регистрации по месту жительства, телефон и ОГРН.

Если путевой лист оформляется лицом, которое на является ИП и которому в соответствии с законодательством РФ предоставлено право на осуществление деятельности по перевозке пассажиров и багажа легковым такси, то указываются его Ф. И. О., адрес регистрации по месту жительства, телефон, ИНН.

Транспортное средство

Сведения о транспортном средстве должны включать:

тип ТС, марку, модель согласно ПТС, а если ТС используется с прицепом (полуприцепом), то марку и модель прицепа (полуприцепа);
государственный регистрационный номер ТС, а в случае если ТС используется с прицепом (полуприцепом), – регистрационный номер прицепа (полуприцепа) и (или) инвентарный номер (для автобусов и трамваев);
дату (число, месяц, год), время (часы, минуты) и результат проведения предрейсового или предсменного контроля технического состояния ТС (если его проведение обязательно);
дату (число, месяц, год) и время (часы, минуты) выпуска ТС на линию и его возвращения;
показания одометра (полные километры пробега):
- при выпуске ТС на линию;
- при возвращении ТС с линии по завершении последнего рейса или при выполнении последнего заказа легкового такси физическими лицами;
- при приеме-сдаче ТС последующему водителю по окончании рабочего дня (смены) предыдущего водителя (в случае оформления нескольких путевых листов на бумажных носителях на одно ТС).
Особенности заполнения этого раздела закреплены в п. п. 13 и 14 Приказа № 390.

Дата и время выпуска ТС на линию, а также дата, время и результат проведения предрейсового или предсменного контроля технического состояния ТС должны быть проставлены должностным лицом, ответственным за техническое состояние и безопасную эксплуатацию ТС, назначаемым решением руководителя юридического лица или индивидуального предпринимателя, самим индивидуальным предпринимателем или физическим лицом (далее — лицо, ответственное должностное лицо).

ИП может выполнять функции такого должностного лица самостоятельно.

Указанные записи в путевом листе должны быть заверены в случае:
- если путевой лист бумажный, то собственноручной подписью ответственного должностного лица;
- если путевой лист электронный, то усиленной квалифицированной электронной подписью (далее – УКЭП) или усиленной неквалифицированной электронной подписью ответственного должностного лица, сертификат которой создан и используется на портале Госуслуг (далее – УНЭП).
Также в путевом листе должны быть указаны Ф. И. О. ответственного должностного лица.

Запись, проставляемая в результате контроля технического состояния ТС, должна быть такой:
- «выпуск на линию разрешен» в случае, если в результате контроля не выявлены несоответствия ТС требованиям, перечисленным в Порядке предрейсового или предсменного контроля состояния ТС, утв. приказом Минтранса России от 15.01.2021 № 9;
- «выпуск на линию не разрешен» в случае, если в результате контроля несоответствия ТС требованиям выявлены.
Даты, время и показания одометра при выезде ТС с парковки и его заезде на парковку проставляются уполномоченным лицом, которое назначается решением руководителя юрлица или решением ИП. ИП также может выполнять функции такого лица, если помимо основной деятельности он выполняет обязанности водителя.

Эти сведения заверяются в случаях:
- если путевой лист бумажный, то собственноручной подписью уполномоченного лица;
- если путевой лист электронный, то УКЭП или УНЭП уполномоченного лица.
Помимо подписи, в путевом листе проставляется Ф. И. О. уполномоченного лица.

Если на одно ТС оформляется несколько бумажных путевых листов на разных водителей, то дата, время и показания одометра при приеме-сдаче ТС последующему водителю при окончании рабочего дня (смены) проставляются и заверяются собственноручной подписью водителя, который принимает ТС. Также указывается его Ф. И. О.

Если на одно ТС оформляется несколько электронных путевых листов (например, если одно ТС используется несколькими водителями) – они заверяются УКЭП или УНЭП уполномоченного лица, назначенного решением руководителя юрлица или ИП с указанием Ф. И. О. такого лица.

Водитель транспортного средства

Сведения о водителе ТС содержат:
- Ф. И. О. водителя;
- серию, номер и дату выдачи водительского удостоверения;
- страховой номер индивидуального лицевого счета;
- дату (число, месяц, год), время (часы, минуты), результат проведения предсменного, предрейсового, послесменного и послерейсового медицинского осмотров (если проведение таких осмотров обязательно).
Особенности заполнения сведений о водителе приведены в п. 12 Приказа № 390.

Так, даты, время и результат проведения медосмотров водителей должны проставляться в путевом листе медицинским работником, который проводил медосмотр, с указанием его Ф. И. О. и названия медицинской организации (если он состоит в ее штате), и должны быть заверены в случаях:
- если путевой лист бумажный, то собственноручной подписью медработника;
- если путевой лист электронный, то УКЭП или УНЭП медработника.
Помимо подписи, в путевом листе должны быть указаны Ф. И. О. медицинского работника, наименование медицинской организации (если он состоит в ее штате), серия, номер, дата выдачи и срок окончания действия лицензии на проведение предсменных, предррейсовых, послесменных и послерейсовых медосмотров.

Отметки, которые проставляет медицинский работник в путевом листе, должны выглядеть следующим образом:
- при проведении предсменного, предрейсового медосмотра: «прошел предсменный медицинский осмотр, к исполнению трудовых обязанностей допущен»;
- при проведении послесменного, послерейсового медосмотра: «прошел послерейсовый медицинский осмотр».
Вид перевозки

Указываются следующие сведения о виде перевозки:
- коммерческая перевозка:
  - регулярная перевозка пассажиров и багажа;
  - перевозка грузов на основании договора перевозки грузов или договора фрахтования (в т. ч. по договору аренды транспортного средства с экипажем);
  - перевозка пассажиров и багажа по заказу;
  - перевозка пассажиров и багажа легковым такси;
  - организованная перевозка групп детей автобусами (по договору фрахтования);
  Вид сообщения
  
  Указывается информация о виде сообщения:
  - городское;
  - пригородное;
  - междугородное.
  Другие сведения
  
  Помимо перечисленных выше сведений собственник (владелец) ТС имеет право включать в путевой лист дополнительные сведения с учетом особенностей своей деятельности, связанной с перевозкой пассажиров, грузов и багажа (п. 2 разд. I Приказа № 390). Таким образом, в путевой лист можно включить любые сведения, которые собственник (владелец) ТС посчитает нужным отразить в этом документе.
  
  Для чего нужен путевой лист
  
  (в ред. Федерального закона от 06.03.2022 N 39-ФЗ)
  
  (см. текст в предыдущей редакции)
  
  1. Путевой лист подлежит оформлению собственником (владельцем) транспортного средства на каждое транспортное средство, осуществляющее движение по дорогам при перевозке пассажиров и багажа, грузов в городском, пригородном и междугородном сообщениях. В случае, если транспортное средство предоставлено во временное владение и пользование за плату по договору аренды транспортного средства с экипажем, путевой лист оформляется арендодателем.
  
  2. Путевой лист оформляется на бумажном носителе или формируется в виде электронного путевого листа.
  
  3. Путевой лист содержит следующие сведения:
  
  1) о сроке действия путевого листа;
  
  2) о лице, оформившем путевой лист;
  
  3) о транспортном средстве;
  
  4) о водителе (водителях) транспортного средства;
  
  5) о виде перевозки;
  
  6) о виде сообщения.
  
  4. Собственник (владелец) транспортного средства вправе включать в путевой лист дополнительные сведения, учитывающие особенности осуществления им деятельности, связанной с перевозкой пассажиров и багажа, грузов.
  
  5. Состав сведений, указанных в части 3 настоящей статьи, порядок оформления или формирования путевого листа устанавливаются федеральным органом исполнительной власти, осуществляющим функции по выработке государственной политики и нормативно-правовому регулированию в сфере транспорта. Формат электронного путевого листа устанавливается федеральным органом исполнительной власти, осуществляющим функции по контролю и надзору за соблюдением законодательства о налогах и сборах, по согласованию с федеральным органом исполнительной власти, осуществляющим функции по выработке государственной политики и нормативно-правовому регулированию в сфере транспорта.
  
  6. Действие требований, установленных настоящей статьей, может быть изменено или исключено в отношении участников экспериментального правового режима в сфере цифровых инноваций в соответствии с программой экспериментального правового режима в сфере цифровых инноваций, утвержденной в соответствии с Федеральным законом от 31 июля 2020 года N 258-ФЗ «Об экспериментальных правовых режимах в сфере цифровых инноваций в Российской Федерации».
  
  Путевой лист в 2023 году: актуальная форма и правила заполнения
  
  С 1 сентября 2023 года меняется порядок заполнения путевых листов. А еще в 2023 году них появилась электронная форма. Разбираемся, какие реквизиты в путевых листах теперь обязательны и как их заполнять.
  
  Что такое путевой лист и зачем он нужен
  
  Если в собственности компании есть транспорт или же она занимается перевозками, ей приходится часто оформлять путевые листы. Это нужно для внутреннего учета транспорта, передвижения водителей, контроля за расходом ГСМ (п. 14 ч. 1 ст. 2 Федерального закона от 08.11.2007 № 259-ФЗ — Устава автомобильного транспорта).
  
  Еще путевой лист нужен чтобы подтвердить цель поездки для полиции. Кроме того, путевой лист можно использовать как первичный документ, чтобы обосновать расходы в бухгалтерском и налоговом учете:
  - на эксплуатацию авто;
  - на оплату труда водителей;
  - на компенсации сотрудникам, которые используют личный транспорт в работе.
  Путевой лист обязателен, если компания (ч. 1 ст. 6 Устава) сама занимается перевозками — перевозит пассажиров и багаж, грузы или предоставляет свой транспорт по договору аренды с экипажем. При аренде без экипажа автомобиль использует арендатор: именно он и составляет путевой лист (ч. 1 ст. 6 Устава).
  
  Путевой лист лучше оформить, если:
  - сотрудник периодически использует машину, чтобы перевозить грузы для нужд компании;
  - в других целях, для перевозок по заданию компании.
  Минтранс объяснил, почему нужно оформлять путевые листы для каждой поездки (Письмо от 17.03.2017 № 03-525ПГ). Если компания перевозит грузы и пассажиров не по договору, а для себя, на нее распространяются все правила и обязанности перевозчиков (п. 3 Постановления Пленума ВС от 26.06.2018 № 26). А по этим правилам надо делать «путевку» для каждой рабочей машины.
  
  Что поменялось в путевых листах с 2023 года
  
  Порядок оформления путевых листов в 2023 году менялся дважды — с 1 марта и с 1 сентября.
  
  Вот что поменяли с 1 марта 2023 года (Приказ Минтранса от 28.09.2022 № 390):
  1. Название, номер путевого листа больше не относятся к обязательным реквизитам. Но если путевой лист используется как первичный документ для подтверждения расходов, нужно указывать его название (ч. 2 ст. 9 Федерального закона от 06.12.2011 № 402-ФЗ).
  2. Вместо сведений о собственнике автомобиля теперь пишем сведения о компании или предпринимателе, которые выдали «путевку».
  3. Виды перевозок и сообщения заполняем по новым правилам.
  4. Медработники и технические специалисты могут подписывать электронную «путевку» своей усиленной КЭП/НЭП.
  5. Журнал заполнения путевых листов больше необязателен. Компании ведут его по своему усмотрению. Если вы ведете такой журнал, распечатайте, прошнуруйте и пронумеруйте его страницы.
  С 11 марта 2023 года появилось еще одно важное изменение — введен электронный формат путевого листа (Приказ ФНС от 17.02.2023 № ЕД-7-26/116@). Пока что применение электронного путевого листа — это право, а не обязанность: организации и ИП могут выбирать между бумажным и электронным документом.
  
  Электронный путевой лист состоит из четырех файлов обмена:
  - о рейсе и его особенностях;
  - о результатах предсменного, предрейсового медосмотра;
  - о показаниях одометра при выезде с парковки или при приеме машины от другого водителя;
  - о показаниях одометра при заезде машины на парковку или при сдаче другому водителю.
  Электронный лист оформляют через оператора ЭДО, который передает сведения в ГИС ЭПД — госсистему электронных перевозочных документов. Подписывают электронный лист УКЭП или УНЭП.
  
  Если компания использует электронный вариант путевого листа, при приеме груза можно предъявить его или бумажную распечатку. Полиции тоже можно показать электронный путевой лист.
  
  А вот что меняется с 1 сентября 2023 года (приказ Минтранса от 05.05.2023 № 159):
  - Теперь в сведениях о водителе дополнительно надо указывать СНИЛС, а также серию, номер и дату выдачи водительского удостоверения.
  - Можно оформить один путевой лист на один рейс, если его длительность больше рабочего дня водителя или на несколько рейсов, если в течение рабочего дня у водителя ряд рейсов.
  - Разрешили менять сведения о водителях, марках, моделях прицепов или полуприцепов и их регистрационных номерах в электронном путевом листе.
  Отчитывайтесь легко и без ошибок
  
  Удобный сервис для подготовки и сдачи отчетов через интернет. Дарим доступ в Экстерн на 14 дней!
  
  Какая форма и реквизиты обязательны для путевых листов
  
  Можно использовать унифицированную форму путевого листа из Постановления Госкомстата от 28.11.1997 № 78 или же разработать бланк самостоятельно с учетом отраслевых особенностей. Форму собственной разработки утвердите в учетной политике.
  
  Но какой бы ни была форма путевого листа, в нем должны быть все обязательные реквизиты из Приказа Минтранса № 390 и ч. 2 ст. 9 Федерального закона от 06.12.2011 № 402-ФЗ:
  - название и дата документа (эти реквизиты не относятся к числу обязательных, но нужны, если путевой лист используется в бухгалтерских и налоговых целях);
  - срок действия путевого листа;
  - название компании или ФИО индивидуального предпринимателя;
  - тип, марка, модель и регистрационный номер машины;
  - ФИО, СНИЛС водителя, реквизиты водительского удостоверения;
  - дата и время выезда/возвращения на парковку;
  - показания одометра;
  - отметки о техническом контроле и медосмотре;
  - вид перевозки;
  - вид сообщения.
  Путевой лист для легкового автомобиля обычно заполняют по типовой форме № 3 из Постановления Госкомстата № 78, включая в нее все обязательные реквизиты.
  
  Для такси заполняют типовую форму № 4. Для грузоперевозок используют типовые формы № 4-С или № 4-П. Если у вас автобус, воспользуйтесь типовой формой № 6.
  
  Путевой лист надо передать водителю до выпуска машины на линию (п. [3]11 Состава сведений из приказа № 390). На каждый автомобиль оформляют одну «путевку».
  
  С 1 сентября допускается:
  - оформление или формирование одного путевого листа на один рейс, если длительность рейса превышает продолжительность рабочего дня (смены) водителя (водителей);
  - оформление нескольких путевых листов на бумажных носителях на одно транспортное средство раздельно на каждого водителя, в том числе на каждого последующего водителя после выпуска транспортного средства на линию;
  - оформление или формирование одного путевого листа на несколько рейсов, если в течение рабочего дня (смены) водитель транспортного средства совершает один или несколько рейсов.
  Как заполнять путевой лист
  
  Вы сами выбираете, как оформить путевой лист — на бумаге или в электронном виде. Главное — включить в него все обязательные реквизиты.
  
  Приведем пошаговую инструкцию по заполнению путевого листа.
  
  Шаг 1. Заполняем срок действия
  
  «Путевку» можно оформить на день, неделю, месяц или другой срок:
  - если оформляете на день, укажите дату использования в формате ЧЧ.ММ.ГГГГ;
  - если оформляете больше чем на день, укажите даты начала и окончания «путевки».
  Шаг 2. Заполняем сведения об оформителе
  
  Юрлица указывают свое полное наименование, адрес, телефон и ОГРН. Индивидуальные предприниматели — ФИО, адрес, телефон, ОГРНИП.
  
  Шаг 3. Заполняем информацию по транспорту
  - тип, марку и модель, номер госрегистрации автомобиля;
  - марку и модель, номер госрегистрации прицепа — если у машины есть прицеп;
  - инвентарный номер — для троллейбусов и трамваев;
  - предрейсовый технический контроль — дату, точное время и результат. Предрейсовый контроль не надо заполнять, если используйте легковое авто для собственных нужд и не перевозите в нем пассажиров и грузы (п. 2 ст. 20 Федерального закона от 10.12.1995 № 196-ФЗ);
  - выпуск/возвращение транспорта на линию — дату и точное время;
  - показания одометра при въезде/выезде/передаче ТС следующему водителю — полные километры пробега. Если нужно сделать несколько «путевок» на одну машину, показания одометра сверяют и пишут на каждом листе при сдаче-приемке авто следующему водителю. Под показателями ставит подпись технический специалист или водитель, который принимает ТС.
  А вот маршрут — необязательный реквизит путевого листа. Однако без подробного маршрута сложно доказать рабочий характер поездки. А это может привести к спорам с налоговой.
  
  Причем суды становятся как на сторону налоговиков, так и на сторону плательщиков:
  1. Решение в пользу ФНС — Постановление АС МО от 21.08.2018 № Ф05-12699/2018.
  2. Решение в пользу налогоплательщика — Постановление АС ПО от 29.03.2016 № Ф06-6442/2016.
  Поэтому если вы используете путевой лист для подтверждения расходов, маршрут заполнять очень желательно.
  
  Шаг 4. Заполняем сведения о водителе
  
  Пишем ФИО и СНИЛС водителя, реквизиты водительского удостоверения, а также дату, точное время и результаты предсменного и послесменного медосмотра. Еще одно новшество с 1 сентября 2023 года — в отметках о медосмотре можно не указывать реквизиты лицензии на медицинскую деятельность (п. 25 Правил предрейсовых осмотров из Приказа Минздрава от 30.05.2023 № 266н).
  
  Если водитель прошел медосмотр — у него нет заболеваний и признаков опьянения — медработник пишет в «путевке»: прошел предсменный медицинский осмотр, к исполнению трудовых обязанностей допущен. После рейса водители тоже проходят медосмотр, и если он пройден, в «путевке» указывают: прошел послерейсовый медицинский осмотр.
  
  Обязательно проводятся (п. 1 ст. 20, п. 3 ст. 23 Федерального закона от 10.12.1995 № 196-ФЗ):
  - предрейсовые медосмотры — для сотрудников на должности водителя, а также если в должностные обязанности работника входят поездки на служебном авто (экспедиторов и др.);
  - послерейсовые медосмотры — для водителей, которые перевозят пассажиров или опасные грузы.
  Если запланирован долгий рейс на несколько дней, отметки о медосмотре ставят в день выезда и в день возвращения. А если водитель делает несколько рейсов в течение одного дня, осмотр проводят перед первым выездом и после последнего рейса (Письмо Минтранса от 08.04.2019 № ДЗ-531-ПГ).
  
  ИП, самостоятельно водящий машину в предпринимательских целях, не может сам ставить отметки о медицинском и техническом осмотре. Медосмотр должны проводить только медработники: предприниматель может заключить договор на прохождение осмотров с медучреждением (Письмо Минздрава от 21.08.2003 № 2510/9468-03-32).
  
  Также предприниматель должен пройти технический осмотр машины перед рейсом (ст. 20 Федерального закона от 10.12.1995 № 196-ФЗ). В этом случае он может пройти обучение, получить удостоверение контролера и самостоятельно ставить отметки о техконтроле в путевом листе.
  
  С 1 сентября 2023 года запустят автоматическую систему передачи данных о состоянии здоровья водителей: они смогут проходить медосмотр дистанционно (Федеральный закон от 29.12.2022 № 629-ФЗ). Для идентификации участников будут использовать портал Госуслуг, информационную систему персональных данных и другие способы.
  
  Дистанционно разрешат проводить предрейсовые и послерейсовые медосмотры водителей. Если компания перейдет на удаленные осмотры, надо будет обеспечить идентификацию личности работника: нельзя, чтобы вместо водителя осмотр проходил другой человек. Вся ответственность за дистанционный контроль будет на организации. А водителям, которые будут проходить удаленные осмотры, придется дополнительно проходить химико-токсикологическое исследование не реже двух раз в год.
  
  Шаг 5. Заполняем сведения о виде перевозки
  
  Есть несколько вариантов:
  1. Коммерческая — перевозка пассажиров и багажа регулярными рейсами и по заказу, перевозки на такси, перевозка грузов по договору. К коммерческим относят и организованные перевозки детей на автобусе по договору фрахтования (Постановление Правительства от 23.09.2020 № 1527). Если перевозите детей, укажите «организованная перевозка группы детей» автобусом. Перевозки по заказу или для собственных нужд здесь не подойдут (Письмо Минтранса от 03.03.2021 № Д3-468-ПГ).
  2. Для собственных нужд — перевозка пассажиров и багажа, грузоперевозки собственным транспортом. Договоры перевозок, фрахтования по ним не заключают.
  3. Работа специального транспорта. Это перевозки специальными автомобилями, автобусами необщего пользования.
  Шаг 6. Заполняем сведения о виде сообщения
  - городское — если запланирована поездка в границах одного населенного пункта;
  - пригородное — если поездка между пунктами на расстоянии не больше 50 километров;
  - междугородное — если поездка между пунктами на расстоянии больше 50 километров;
  - международное — если поездка пройдет за пределами российских границ или в России, но с пересечением границ или транзитом.
  Если запланировано несколько видов сообщения, указываем все через запятую.
  
  Шаг 7. Подписываем «путевку»
  
  Путевой лист подписывают:
  - водитель;
  - врач;
  - технический специалист.
  Врач и техспециалист ставят отметку о предрейсовом и послерейсовом осмторах водителя и транспорта. Если «путевку» заполняют на бумаге, специалисты расписываются собственноручно. Если же оформляют электронный путевой лист, нужны УКЭП или УНЭП ответственных сотрудников. Когда ведете электронный журнал путевых листов, подписывайте его электронной подписью.
  
  Ответственность за путевые листы
  
  Если путевой лист необходим по Уставу автомобильного транспорта, то за его отсутствие или ошибки в нем грозит ответственность. Наказание зависит от вида нарушения.
  
  За отсутствие путевых листов
  
  Положена административная ответственность:
  - для водителя — предупреждение или штраф в 500 рублей (ч. 2 ст. 12.3 КоАП РФ);
  - для должностного лица — штраф от 5 000 до 10 000 рублей (ч. 1 ст. 15.11 КоАП РФ). За повторное нарушение наказание строже.
  За ошибки при составлении путевого листа
  
  За эти нарушения штрафуют разные ведомства:
  1. Если нет отметок о технических и медицинских осмотрах. ГИБДД или транспортный надзор штрафуют водителей на 3 000 рублей, должностных лиц — на 5 000 рублей, а организацию — на 30 000 рублей (ч. 2, 3 ст. 12.31.1, ст. 23.3, ст. 23.36 КоАП РФ, Письмо Минтранса от 02.02.2021 № Д3-194-ПГ).
  2. Если нет отметок об обязательном медосмотре в начале смены, Роструд оштрафует должностных лиц или ИП на 15 000 — 25 000 рублей, организацию — на 110 000 — 130 000 рублей (ч. 3 ст. 5.27.1, ст. 23.12 КоАП РФ, п. 21 Постановления Пленума ВС от 23.12.2021 № 45).
  3. Если нет отметок об обязательном медосмотре, Росздравнадзор оштрафует должностное лицо на 2 000 — 3 000 рублей, организацию или ИП — на 30 000 — 50 000 рублей (ст. 11.32, п. 18 ч. 2 ст. 28.3 КоАП РФ).
  Визуализируйте в одной таблице отчетность и требования контролирующих органов по всем клиентам
  
  Налоговая ответственность за отсутствие путевых листов
  
  Когда путевой лист используют как первичный документ для подтверждения расходов (на ГСМ, зарплату водителей и т.д.), но не все «перевозочные» расходы подтверждены путевыми листами или в них есть ошибки, могут быть штрафы по ст. 120 НК РФ.
  
  Отсутствие первички — грубое нарушение правил учета доходов и расходов (ст. 120 НК РФ). Штраф — от 10 000 до 30 000 рублей. А если в результате отсутствия первичных документов оказалась заниженной налоговая база, штраф составит 20% от недоимки, но не меньше 40 000 рублей.
  
  Но вы можете оспорить требование инспекции об уплате налога и отправить все подтверждающие документы через Контур Экстерн.
  
  Особенности оформления путевого листа в 2023 году
  
  Иллюстрация: freepik/freepik
  
  Кому и для чего нужен путевой лист
  
  Путевой лист – документ, в который вносят информацию о техническом состоянии автомобиля, пройденном маршруте, времени работы водителя.
  
  В соответствии с законом № 259-ФЗ от 08.11.2007 путевые листы нужны предпринимателям и организациям всех форм собственности, если они эксплуатируют транспорт на:
  
  внутригородских, пригородных, междугородных пассажирских перевозках на маршрутных такси, автобусах, трамваях, троллейбусах;
  
  грузоперевозках на любые расстояния.
  
  Для остальных же юрлиц и ИП путевой лист – важный документ финансово-хозяйственной деятельности.
  
  На основании путевого листа:
  
  Компания может сделать расчет стоимости транспортных услуг.
  
  Водитель – подтвердить правомерность использования автомобиля.
  
  Кадровик – рассчитать отработанное время и заполнить табель.
  
  Бухгалтер – уменьшить налогооблагаемую базу, рассчитать зарплату, списать топливо и ГСМ, начислить амортизацию.
  
  Форма путевого листа
  
  С 01.03.2023 компания или ИП вправе вести путевые листы или на бумаге или в электронном виде (закон от 06.03.2022 № 39-ФЗ). До этой даты электронно можно оформлять транспортные накладные, сопроводительные ведомости и заказ-наряды.
  
  Такском – аккредитованный Минтрансом оператор информационной системы перевозочных документов. Электронные документы проходят проверку на соответствие законодательству и поступают от подрядчиков мгновенно, после осуществленных перевозок.
  
  Требования к содержимому и правила оформления путевых листов закреплены распоряжением Минтранса от 28.09.2022 № 390. Эти требования обязательны к применению с 01.03.2023.
  
  Кто заполняет путевой лист
  
  В общем случае оформление путевого листа лежит на владельце транспортного средства. Он обязан открывать путевой лист на каждую имеющуюся единицу транспорта, участвующую в грузовых или пассажирских перевозках, даже если речь идет об автомобиле, переданном в аренду с экипажем.
  
  При этом графы путевого листа требуют заполнения специалистами, отвечающими за соответствующее направление.
  
  Медработник
  
  Медицинский работник ставит отметку о допуске или недопуске водителя к управлению транспортным средством по результатам предсменного или предрейсового медосмотра. По возвращении водителя медик также осматривает его, о чем делает соответствующую запись. В обоих случаях медработник ставит подпись, дату и время проведения осмотра.
  
  В электронных путевых листах запись подтверждается усиленными квалифицированной или неквалифицированной электронными подписями.
  
  Если штатного медика нет, компания вправе заключить договор со сторонней лицензированной медицинской организацией или с физическим лицом, имеющим диплом о высшем или среднем специальном медицинском образовании.
  
  Механик
  
  Механик, начальник гаража или любой другой технический специалист, отвечающий за техническое состояние транспорта, также участвует в заполнении путевого листа. Он разрешает или не разрешает выход автомобиля на линию, ставит подпись, дату и время проведения техосмотра.
  
  Цифровой путевой лист механик подписывает УКЭП или УНЭП.
  
  Такском – Управление сертификатами – сервис для быстрого и массового выпуска электронных подписей. Компания сможет отслеживать процесс выпуска ЭЦП, а работники – подписывать цифровые документы с любого мобильного устройства.
  
  Другие специалисты
  
  Кроме медицинских и технических отметок, в путевом листе проставляют показания одометра – прибора, измеряющего пройденное транспортным средством расстояние.
  
  Ответственный исполнитель записывает в путевой лист дату и время выезда транспорта из гаража (парковки), возвращения на базу, а также значение на одометре. По приказу руководителя эту обязанность может выполнять диспетчер или другой работник.
  
  Помимо всех перечисленных должностных лиц, путевой лист утверждает и руководитель компании.
  
  Оставьте заявку на подключение к сервисам Такском.
  Похожие публикации: